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5 Herramientas que definitivamente aumentarán tu productividad y trabajo en equipo

Aumenta tu productividad y la de tu equipo

En general soy un Early Adopter de muchas aplicaciones y herramientas que prometen aumentar mi productividad o me faciliten el trabajo. Ya sea trabajes en tu startup o tienes un equipo de trabajo aquí te comparto aquellas herramientas que he usado personalmente y que te recomiendo usar.

Aquí vamos…

Herramientas para mejorar tu Productividad y Trabajo en equipo

Comunicación

Slack (gratis)

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Esta es la herramienta que más uso. No hay día/hora que no esté conectado.

¿Usas whatsapp con tu equipo o te bañas en cadenas de correo para hablar sobre un tema con ellos? Entonces es el momento de cambiar.

Slack es un whatsapp para equipos de trabajo, tiene aplicación de escritorio y app móvil. Creas una cuenta de empresa (necesitas un dominio), por ejemplo @latamgh.com y comienzas a invitar a tu equipo. Podrás crear canales que se identifican con un “hashtag” (#) – en mi caso hay un canal #general y otros por cada cliente. De esta forma las conversaciones giran en torno a temas específicos.

Dónde está lo potente:

    • Al igual que facebook, puedes mencionar a alguien con @ e inmediatamente recibirá una notificación en escritorio y la app móvil.
    • Puedes arrastrar archivos y pegarlos en la conversación, rápido y fácil. Por ejemplo, “necesito la cotización para enviar”, la arrastras o colocas el link a Google Drive y listo.
    • El buscador es muy potente, te lleva directamente a archivos o secciones de conversaciones donde mencionan tu búsqueda.
    • La app móvil permite separarse de whatsapp y así dejar todo lo que es trabajo en un solo chat. De esta forma también el correo solo queda para formalidades y el trabajo día a día va para slack.
  • Si aún no la usas, es un must!

Email

MixMax (gratis)

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MixMax es un plugin para Gmail. Explicado fácil, es meter el doble check azul de whatsapp a tus correos enviados, de modo que sabrás si alguien leyó o no tu correo (Si, chao con hacerse los weones).

En mi caso, la utilidad mayor va de mano con los correos de ventas y cotizaciones, de modo poder saber cuando volver a reintentar con otro correo de seguimiento. Por otra parte, también puedes saber cuantas veces lo abrieron o si lo compartieron, entonces podrás intuir algún grado de interés respecto a tu correo.

Además MixMax incluye varias otras herramientas muy útiles que se integran a tu Gmail y las cuales uso constantemente: Enviar un correo a una hora futura, crear templates de correos (ejemplo: un script de venta), al adherir archivos quedan con vista previa para tanto PDF como Webs (Snippet) y también puedes colocar la disponibilidad de tu agenda para reuniones.

Queda todo integrado y fácil de usar, puedes probarlo integrandolo acá.

Otras alternativas que también usé fueron:

    • Mailtrack, es muy similar pero no tiene todas las otras herramientas. La única ventaja es que se ven los mails con el doble check verde, lo cual lo hace muy visual.
  • Sidekick de Hubspot; la gracia es que los mails y contactos pueden quedar sincronizados con el CRM de Hubspot (el cual explico a continuación).

CRM

CRM Hubspot (gratis + upgrades)

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Tal cual como dice el nombre es un CRM y gratis! diseñado por los líderes del inbound marketing Hubspot. Si tienes un emprendimiento y vendes = necesitas un CRM. Si aún no sabes que es un CRM, a modo resumen es una herramienta para gestionar tus prospectos de venta y clientes, desde que los prospectas hasta que los cierras como venta. Al igual que las compañías de teléfono saben todo de ti, la idea es que vayas guardando toda la información del potencial cliente, las acciones que realizas hacia él (llamadas, correos, cotizaciones, etc) y obtengas resultados medibles. Registro de acción sobre prospectos> Análisis de resultados> Mejora > Nueva estrategia > Repite. (Lo mismo para llevar un historial con clientes)

Hubspot CRM es gratis y muy potente, al crear nuevos clientes o compañías busca en linkedin si existe el perfil y rellena automáticamente la industria, imágen y tamaño de la compañía entre otras cosas. Podrás gestionar los clientes de manera visual, pasandolos por etapas, por ejemplo desde el primer contacto hasta la cotización y cierre o perdida. Podrás proyectar los montos de las cotizaciones y clientes en cartera para tu flujo de caja si buscas inversionistas.

Gestión de tareas y proyectos

Debo decir que acá no puedo nombrar solo una. He usado bastantes herramientas para organizar las tareas y proyectos (y en consecuencia aumentar mi productividad). Voy nombrar varias y diciendo para qué sirven cosa que puedas escoger. (Todas al menos permiten crear tareas, colocarles plazos, prioridad y asignarlas a alguien del equipo)

Trello (Gratis + Upgrade)

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En un tablero, creas columnas y a cada una puedes agregarles tareas. Por ejemplo, creas un tablero general, la primera columna tendrá las tareas urgentes y las siguientes colocamos las tareas de la semana y próximas tareas (futuras y sin dead line). En cada una de estas columnas puedes crear tareas, arrastrarlas y dentro de ellas asignar plazos, responsables, crear notas y conversaciones. También puedes crear otros tableros para prospección de ventas; entonces las columnas serían prospecto > lead > envío de cotización > negociando > cierre > perdida.

Lo bueno es que es muy intuitiva, tiene app y es fácil de adoptar para cualquier equipo, lo malo es que si llegases a tener demasiadas tareas puedes perder un poco de control. Lo otro que falta en mi caso, es poder medir el tiempo de ejecución de las tareas.

Bitrix, Atlasian, Asana, Liquid Planner, Accelo (Trial + cobro mensual o anual por usuario).

He probado largo y extendido cada uno de estos, todos cumplen con poder organizar las tareas, equipos y proyectos en lujo de detalle. La gracia es que puedes hacer mucho más: subtareas, chat bien implementado, organización de clientes, proyectos y tareas, medición del tiempo de ejecución de tareas, relación de horas trabajadas a costos pudiendo agregar HH en categorías de tareas, esto permitirá relacionar directamente mi productividad con mi sueldo. Todas son muy completas, las diferencias están en los precios y la facilidad para manejar intuitivamente.

Actualmente el que más me ha gustado y sentido cómodo es Liquid Planner, en especial el poder ver todas las tareas y proyectos como una hoja Gantt. Sin embargo lo encuentro muy caro (como 200usd mínimo para 10 usuarios y cobran anual), por lo que no le dimos la oportunidad a ese precio tras usarlo aproximadamente 2 meses. Hoy uso Accelo, cumple todos los requisitos hasta ahora y el precio es accesible, pero aún queda por ver.

La recomendación, es que partan con trello y luego vayan analizando que otras cosas necesitan para trabajar (por ejemplo medir el tiempo).

TeamGrid (Trial+pago mensual)

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Perfecto para freelancers. Parecido a Trello, sin embargo acá las columnas representan a usuarios. Puedes agregar tareas a las columnas y ponerle play en la que estés trabajando, esto hará que comience un contador de horas. El contador de horas en las tareas se refleja en gráficos por cliente o categoría (puedes agregar costo por hora según la categoría de tarea). Lo genial es que en cada columna puedes activar un video-chat en vivo, por lo que puedes trabajar desde la casa como si estuvieras al lado de la otra persona sin tener que abrir skype, hangouts u otra aplicación. Recomiendo probarlo!

Otras

Hay muchas otras herramientas, Base Camp es una de las más conocidas en gestión de proyectos, pero no la he usado. La recomendación es probar y como hay tantas una recomendación no hace mal. y tu? has usado alguna?

Gestión de archivos

Google Drive

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Si bien he pasado por el uso de Dropbox, Drive para mí es la mejor opción. Al estar dentro del universo de Google me apalanco cada vez más en poder guardar mis archivos en la nube y crear directamente archivos Google Docs y Google Sheets, que reemplazan a Word y Excel respectivamente. Al abrir un archivo puedes previsualizarlo sin tener que esperar la carga para abrirlo (ahorro de tiempo) y también muchas de las herramientas hoy disponibles se integran a drive, por lo que hace todo más fácil y directo.

Si no usas macros, dile chao a excel (a menos que uses la última versión en línea). La gracias de Google Docs en drive,es poder compartir asignando permisos para ver o editar. Esto te permite enviar un documento siempre actualizado a tus clientes o trabajar colaborativamente en tiempo real. Finalmente pasarás de la frase “¿tienes el archivo?, dónde está?”  a “Está todo en Drive” (obvio hay que ser ordenados en las carpetas y con quien las compartes).

Espero haya sido útil. Si tienes consejos de herramientas que uses y aumentan tu productividad y trabajo en equipo, te invito a compartirlas en los comentarios.

Pronto compartiré también herramientas que uso a nivel de diseño (Fuentes de imágenes, fonts, iconos), creación de presentaciones, webs, desarrollo de modelo de negocios, analíticas, test a/b, campañas y descubrimiento de nuevas apps.

Si te pareció útil no olvides darle a compartir 😉[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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